ZWALCZANIE NADUŻYĆ FINANSOWYCH, KORUPCJI I KONFLIKTU INTERESÓW PRZY REALIZACJI PRZEDSIĘWZIĘĆ

PROCEDURA DOTYCZĄCA POLITYKI/STRATEGII W ZAKRESIE ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH, KORUPCJI I KONFLIKTU INTERESÓW PRZY REALIZACJI PRZEDSIĘWZIĄCIA

 

 

  1. Wprowadzenie

Celem powstania powyższej Procedury w firmie Fabryka Mebli Wersal Z.B.Ł. Kaczorowscy Spółka Komandytowa jest zapobieganie, wykrywanie i zwalczanie wszelkich przejawów nadużyć, korupcji, konfliktu interesów oraz zapewnienie podejmowania odpowiednich działań na wypadek zaistnienia takich sytuacji.

Firma w ramach procedury zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów zobowiązuje się do przestrzegania norm prawnych, etycznych, moralnych, przestrzegania zasad rzetelności, obiektywizmu i uczciwości, w tym zapewnienia realizacji działań w taki sposób, aby firma był postrzegana jako skutecznie przeciwdziałająca nadużyciom finansowym, korupcji i konfliktowi interesów.

 

 

  1. Podejmowane działania w celu zwalczania nadużyć

W celu efektywnego zarządzania potencjalnymi lub rzeczywistymi rodzajami nadużyć, które mogłyby w jakikolwiek sposób wiązać się z naruszeniem interesów finansowych Unii Europejskiej, firma uwzględnia w swoich regulacjach wewnętrznych/procedurach szczegółowe działania prowadzące do ich zwalczania, w tym m.in.  w zakresie:

  1. Konfliktu interesów,
  2. Przeciwdziałania i zwalczania korupcji,
  3. Środki zwalczania nadużyć finansowych.

 

 

1.1 Konflikt interesów

Konflikt interesów to nieprawidłowość wpływająca negatywnie na budżet UE, która może wiązać się z nadużyciami finansowymi. W ramach działania firma (oraz osoby ją reprezentujące) musi:

  1. powstrzymać się od podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu interesów lub interesów osobistych z interesami UE,
  2. podejmować odpowiednie działania, aby zapobiegać powstaniu konfliktów interesów w ramach zadań za które jest odpowiedzialna,
  3. podejmować odpowiednie działania, aby reagować na sytuacje, które obiektywnie można postrzegać jako konflikt interesów.

 

W firmie przeciwdziała się i podejmuje działania w celu zwalczania potencjalnych, domniemanych i rzeczywistych konfliktów interesów poprzez:

  1. W przypadku ryzyka konfliktu interesów pracownik kieruje sprawę do swojego przełożonego, a w razie stwierdzenia konfliktu interesów zaprzestaje jakichkolwiek działań w danej kwestii.
  2. W celu umożliwienia obiektywnego i bezstronnego podejmowania decyzji przez pracowników w obszarze kompetencji identyfikuje się następujące procesy, w ramach których może wystąpić konflikt interesów:
  3. wybór i zatwierdzanie zadań do realizacji w ramach KPO;
  4. realizacja działań kontrolnych;
  5. udzielanie zamówień publicznych.
  6. W celu zapobiegania wystąpieniu konfliktu interesów w procesach wymienionych w ust. 2 w działalności firmy wprowadzono procedury i mechanizmy dotyczące wdrażania, realizacji i rozliczania projektów, w tym:
    1. podpisywanie deklaracji/oświadczeń o bezstronności/braku konfliktu interesów w procesach dotyczących wyboru projektów, kontroli i/lub oceny wniosków,
    2. weryfikowanie i zatwierdzanie zadań przez bezpośredniego przełożonego;
    3. zapewnienie rozdzielności funkcji w zakresie realizowanych zadań pomiędzy zadaniami kontrolnymi, innymi zadaniami i jasny podział zadań i obowiązków.
    4. zapewnienie odpowiedniego podziału zadań,
    5. realizowanie procesów związanych z udzielaniem zamówień publicznych, zgodnie z obowiązującym prawem
    6. firma zapewnia organizację odpowiednich szkoleń zwiększających poziom świadomości pracowników w obszarach narażonych na wystąpienie konfliktu interesów.

 

2.1. Przeciwdziałanie i zwalczanie korupcji

Firma zobowiązana jest do podejmowania skutecznych działań prowadzących do przeciwdziałania i zwalczania wszelkim przejawom korupcji. W celu minimalizacji ryzyka wystąpienia korupcji przy realizacji zadań, firma zapewnia odpowiedni poziom szkoleń w zakresie przyjętej polityki antykorupcyjnej.

W ramach powyższego, w ustanowionych procedurach i prowadzonych szkoleniach, instruuje się pracowników, że:

  1. W przypadku zaistnienia sytuacji, w której osoba zainteresowana sugeruje załatwienie sprawy poprzez złożenie propozycji korupcyjnej lub próbę wręczenia korzyści, należy odmówić w taki sposób, by nie pozostawić wątpliwości proponującemu. Jednocześnie należy poinformować osobę zainteresowaną, że zachowanie to może być potraktowane jako przestępstwo korupcyjne;
  2. W razie kontynuowania przez tę osobę zachowania świadczącego o woli wręczenia korzyści majątkowej albo jej obietnicy należy dołożyć starań, aby podczas dalszej rozmowy z interesantem był obecny inny pracownik firmy, który będzie świadkiem;
  3. Nie należy przyjmować korzyści majątkowej albo jej obietnicy;
  4. Należy zgłosić bezpośredniemu przełożonemu lub innej osobie fakt złożenia propozycji korupcyjnej lub próbę wręczenia korzyści;
  5. Osoba zainteresowana nie może pozostać sama w pomieszczeniu, w którym przebywa albo w którym doszło do zdarzenia korupcyjnego;
  6. Należy zabezpieczyć miejsce zdarzenia. Zabezpieczenie polega w szczególności na niedopuszczeniu osób postronnych, uniemożliwieniu zatarcia śladów (np. linii papilarnych) lub ich zniszczenia (np. dokumentów);
  7. Pracownik firmy powinien opisać zdarzenie w notatce służbowej dla przełożonego, zawierającej w miarę możliwości odpowiedzi na pytania: kto? co? gdzie? kiedy? w jaki sposób? czym? dlaczego?;
  8. Pracownik firmy, który otrzymał propozycję korupcyjną, współpracuje z organami ścigania w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia.

 

 

3.1. Środki zwalczania nadużyć finansowych

Firma dba o zapewnienie proporcjonalnych i racjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, w oparciu o ocenę ryzyka ich wystąpienia. W szczególności oznacza to, że:

  1. zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych realizowane jest zgodnie z analizą ryzyka przeprowadzaną w firmie,
  2. pracownicy firmy mają świadomość ryzyka nadużyć finansowych i uczestniczą w szkoleniach poświęconych zwalczaniu nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów;
  3. wszystkie przypadki podejrzenia nadużycia i faktycznego nadużycia finansowego są niezwłocznie poddawane analizie w celu usprawnienia wewnętrznego systemu zarządzania i kontroli,
  4. jeżeli zachodzi taka konieczność; wykryte nadużycia są zgłaszane właściwym organom, zgodnie z przyjętymi procedurami.